MANEJO CORRECTO DE ARCHIVOS, ACCIÓN TRASCENDENTAL EN EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN: IAIP

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El Comisionado presidente del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala (IAIP), Didier Fabian López Sánchez, enfatizó la necesidad de que las autoridades salientes y electas se comprometan en actuaciones que favorezcan la correcta gestión y protección de archivos en el proceso de entrega recepción para evitar ser sujetos de sanciones administrativas.

Durante el Foro de Diálogo: Los archivos durante el proceso de entrega recepción, el presidente del Órgano Garante indicó que en estos procesos será fundamental el compromiso de los servidores públicos salientes para entregar archivos de manera correcta y así, abonar a la transparencia institucional.

“Es fundamental que en este proceso se entreguen archivos detallados, ordenados y bien clasificados que permitan a las nuevas autoridades recibir información en condiciones óptimas para poder llevar a cabo sus funciones de manera pronta, expedita y profesional”, subrayó.

En este marco, agradeció la participación y asistencia de representantes de diversos Sujetos Obligados en la entidad, pues, dijo, ello compromete su actuar, primero, a que haya orden y correcto manejo de la información que se heredará a las nuevas administraciones.

Asimismo, agregó, que las nuevas administraciones establezcan estrategias que contribuyan a un manejo adecuado de la información en su poder y que, al mismo tiempo, abone al derecho ciudadano de acceso a la información.

El Foro desarrollado en las instalaciones del Congreso del Estado de Tlaxcala, sirvió de marco para establecer tres mesas de trabajo en las que especialistas sobre el tema de entrega recepción y el manejo de archivos, compartieron experiencias de éxito, necesidades y oportunidades en estos procesos.

El primer Panel desarrollado fue el correspondiente a la Importancia de los archivos durante el proceso de entrega recepción; el segundo, Sanciones administrativas y delitos contra los archivos durante el proceso de entrega recepción; y el tercer Panel, Retos y desafíos de los archivos en el Estado de Tlaxcala.

Entre otros aspectos, el Foro permitió determinar la importancia de los archivos como fuente de información esencial para todos los sujetos obligados, mediante un correcto proceso de gestión documental.

Se abundó en torno a las sanciones administrativas y delitos contra los archivos ante la omisión de la entrega de asuntos y recursos de archivo en el proceso de entrega recepción, que tienen como marco la Ley de entrega recepción del Estado de Tlaxcala.

Por otro lado, los especialistas subrayaron la necesidad de crear una cultura archivística en la que intervengan las máximas autoridades de los Sujetos Obligados para que coadyuven con acciones que aporten conocimiento sobre los principios archivísticos, valores documentales, técnicas y procesos.

Cabe señalar que el Foro surgió de las inquietudes de los Sujetos Obligados sobre las acciones que deberán seguir en cuanto a la entrega de archivos a las nuevas autoridades para que, con ello, eviten caer en acciones u omisiones que los hagan acreedores a sanciones por el mal manejo o gestión de documentos.

Entre otras personas servidoras públicas, estuvo presente el Comisionado, Fernando Hernández López, también Coordinador de la Región Centro del Sistema Nacional de Transparencia; el Diputado, Jesús Rolando Pérez Saavedra; el Magistrado del Tribunal Superior de Justicia (TSJ), Fernando Bernal Salazar; el Magistrado presidente del Tribunal de Justicia Administrativa (TJA), Marcos Tecuapacho Domínguez y; Óscar Lobatón Corona, representante de la Gobernadora electa, Lorena Cuéllar Cisneros.

Asimismo, acudió la presidenta municipal de Tlaxcala, Mildred Vergara Zavala; la Magistrada del Tribunal de Justicia Administrativa, María Isabel Pérez González; y el Titular de la Fiscalía Especializada en Combate a la Corrupción, César Pérez Hernández.

De igual forma estuvieron presentes integrantes del Comité de Participación Ciudadana del Sistema Estatal Anticorrupción, entre ellos, Isabel Romano Hernández, presidenta del Comité, Elizabeth Olivares Guevara y Lucero Romero Mora, integrantes del mismo Comité.

Con estas acciones, el IAIP Tlaxcala abona a que las autoridades salientes y entrantes, cuenten con elementos que les permita realizar una correcta administración de archivos.

Máxime cuando se trata del proceso de entrega recepción en el que debe existir transparencia en el ejercicio administrativo y que permita, al mismo tiempo, que las personas puedan ejercer de manera adecuada su derecho de acceso a información de interés público.